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4 Signos de que tu ERP esta fallando en alimentar el crecimiento de tu empresa

Introducción 

A lo largo de los años, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) han reconstruido los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para resolver los problemas a medida que surgen. Desde la contabilidad hasta el cumplimiento de pedidos, el inventario, la gestión de efectivo y los informes, existen sistemas ERP improvisados en millones de empresas de alto crecimiento. El problema inicial es resuelto, pero con cada adición, la complejidad crece, la escalabilidad se detiene y la rentabilidad cae en picado.

Pero eso no es todo. Cuando las empresas en crecimiento continúan solucionando problemas agregando sistemas o aplicaciones adicionales, la integración se vuelve aún más complicada, causando:
– Pérdida de datos
– Flujos de trabajo rotos
– Tareas manuales, cuellos de botella y errores.
– Experiencias insatisfactorias del cliente

A medida que avanzan las cosas, el negocio se superará a sí mismo (es decir, se descontrolará mientras las reservas de efectivo disminuyen al tratar de satisfacer las demandas ampliadas) o se atascará (es decir, no habrá infraestructura escalable que permita a los empleados lidiar con los problemas). Habrá poca visibilidad en tiempo real de los datos comerciales accionables para ayudarte a “despegar” o detener la espiral. En cualquier caso, a medida que la solución ERP se vuelve más complicada, el crecimiento se ralentiza y las ganancias desapareceran poco a poco..

Este artículo describe las cuatro ineficiencias del proceso de negocios que puedes ver reflejadas en tu organización: los signos reveladores de que tus sistemas están fallando y que tu ERP necesita consolidarse y trasladarse a la nube. 

1

Es complicado ver la información del negocio en tiempo real

Los tomadores de decision ya no pueden esperar hasta fin de mes para obtener los datos que necesitan. El mundo se mueve demasiado rápido. Si la información está oculta en una variedad de soluciones puntuales, o si todo se encuentra en múltiples libros mayores (GL), las vistas consolidadas y los informes actualizados son simplemente un sueño imposible. Esto puede marcar la diferencia entre prosperar y sobrevivir.

Un equipo pequeño en una sola ubicación podría funcionar sin un sistema totalmente automatizado porque están lo suficientemente cerca de la acción. Pero a medida que una empresa crece (en términos de geografía, líneas de productos o nuevos mercados), la información que se intercambia aumenta exponencialmente.

Aquí hay cuatro síntomas de que su informe no satisface las necesidades de administración:

1. Los empleados pierden el tiempo jugando #Hunt The Speadsheet”.

Cuando los datos viven en sistemas dispares, Finanzas tendrá que depender de hojas de cálculo para llenar los vacíos de información. Las personas terminan pasando más tiempo buscando la hoja de cálculo correcta con los datos correctos en lugar de analizarla y tomar decisiones.

2. Nadie confía en los datos porque los informes se han llenado de errores.

Cuando se utilizan varios pasos manuales para aumentar una infraestructura menos que óptima, los empleados tienen que volver a introducir la información de pago en los sistemas financieros, calcular manualmente los porcentajes de descuento, conciliar la información del cliente o iniciar sesión en varios sistemas para ver los historiales completos de compras / pagos. Estos pasos manuales conducen inevitablemente a ralentizaciones, errores de informe y malas decisiones que se basan en datos inexactos, incompletos y antiguos.

3. Los informes se tardan demasiado para ejecutar.

Cuando los informes tardan demasiado en ejecutarse, es una señal de que la cantidad de datos que la empresa ha acumulado ahora es demasiado grande para procesar el mosaico de aplicaciones financieras.

4. Obtener vista integral del negocio cuesta trabajo.

Cuando las empresas comienzan, generalmente tienen un conjunto de finanzas en un GL independiente. Los datos financieros para ubicaciones o divisiones geográficas más recientes terminan en otras instalaciones de software financiero. El movimiento de datos intermedios generalmente se realiza manualmente. Y eso solo sirve para tres propósitos: consumir recursos preciosos, destruir la confianza (de los muchos errores) y no dar una idea de cómo está funcionando el negocio.

Cuesta $1 dolar verificar la precisión de los datos en el punto de entrada, $10 para corregir los datos en forma de lote y $100 más por registro si no se hace nada.

2

Utilizamos procesos manuales para ingresar y administrar información a través de nuestros sistemas

Hoy, la gratificación instantánea gobierna. Los proveedores, socios y clientes no esperarán las respuestas. No les importan las incompatibilidades y la integración perfecta que han obligado a sus empleados a transferir datos manualmente, iniciar sesión en varios sistemas para responder una pregunta o (peor aún) transferirlos a otro departamento.
Los siguientes cinco síntomas son signos de que es hora de hacer la transición de ERP a una única solución en la nube:

1 Los pedidos transaccionales están basados en papel.
Si hay empleados que pasan horas cada semana ingresando pedidos manualmente en el sistema de facturación, mientras que otros copian los detalles de la factura en una hoja de cálculo de compensación de ventas, usted ha creado un proceso transaccional extremadamente costoso y ha aumentado exponencialmente el potencial de errores (afectando sus clientes y sus empleados más preciados).

2. La información se encuentra en ditintos lados.

Cuando parte de la información vive en hojas de cálculo de ventas, mientras que otra parte se encuentra en sistemas financieros independientes o sistemas de recursos humanos, hay
no hay forma de saber qué datos son actuales, precisos y confiables. Las facturas y los envíos pueden enviarse a la dirección incorrecta del cliente, o la información de contacto puede estar desactualizada. Cuando ERP Cloud puede ampliar su arquitectura financiera central para incluir la experiencia integrada del cliente (CX), la gestión de la cadena de suministro (SCM), la gestión del capital humano (HCM) y la gestión del rendimiento empresarial (EPM), todas las aplicaciones funcionan juntas utilizando un único repositorio de datos y una experiencia de usuario común. Todos los departamentos han mejorado la visibilidad y pueden colaborar como uno solo.

3. Los procesos de aprobación son lentos y descoordinados.

Cuando las personas tienen que enviar correos electrónicos de un lado a otro y hacer coincidir el papeleo con
la información almacenada en aplicaciones de software separadas, flujos de trabajo simples, como aprobaciones de reclamos de gastos o firmas de contratos de rutina o incluso aprobaciones de presupuestos, puede demorar días o semanas en finalizar.

4. La consolidación financiera lleva demasiado tiempo.

Muchas compañías de alto crecimiento mantienen múltiples libros de contabilidad, lo que hace que la publicación cruzada de datos transaccionales entre numerosos sistemas lleve mucho tiempo. Las finanzas se ven obligadas a trabajar horas extras para consolidar los informes financieros, pero, por mucho que trabajen, los gerentes aún enfrentan retrasos para recibir sus informes semanales y mensuales. Y esto afecta negativamente la toma de decisiones.

5. LOS PROCESOS DE PLANIFICACIÓN, PRONÓSTICO Y PRESUPUESTO SE CONFÍAN EN LA GUESSWORK NO HECHOS.

Dado que es difícil obtener información histórica, de manera inmediata y en el formato correcto, para hacer análisis de tendencias, planificación a largo plazo, análisis hipotético y análisis de rentabilidad, los empleados deben adivinar al completar las hojas de cálculo. Aunque los datos reales existen en algún lugar, es demasiado difícil de encontrar y extraer.

El 61% de las empresas enumeran el error humano como la causa de datos inexactos.

3

Hacemos la contabilidad fuera del sistema financiero mas veces que en el.

Las soluciones puntuales están diseñadas para admitir un conjunto limitado de funciones contables básicas. Pueden resolver un problema particular en un momento específico, pero limitan la forma en que las empresas en crecimiento pueden ejecutar sus operaciones. La escalabilidad vuela por la ventana y las empresas se ven obligadas a adaptar continuamente sus procesos para adaptarse a sus soluciones puntuales.

Es fácil perder la pista cuando las empresas tienen más clientes, proveedores o artículos de inventario que su ERP puede manejar. El crecimiento del negocio requiere mayores volúmenes y velocidad de transacción, nuevos modelos de ingresos, expansión del mercado, etc. Pero es difícil para los sistemas financieros aislados manejar toda esta novedad. La automatización requiere la constante reingeniería de las soluciones a corto plazo. Para empeorar las cosas, las soluciones financieras puntuales luchan por respaldar controles financieros más fuertes, una mejor gestión de SKU, pistas de auditoría integrales o procesos financieros más complejos, como la facturación y la facturación recurrentes. Aquí hay tres señales de que su organización en crecimiento ha alcanzado los límites de su sistema financiero:

1. La financiación depende de varios sistemas diferentes para hacer el trabajo.

A medida que los requisitos financieros y contables de una empresa se vuelven más complejos, las lagunas se llenan con otras soluciones: hojas de cálculo o incluso aplicaciones locales. Por lo general, se agrega una capa adicional a los errores del veterinario, ralentizando aún más los procesos y complicando la gestión de riesgos.

2. Es muy complicado expandirse a nuevos mercados, agrgar canales nuevos de ventas o introducit líneas de productos.

El crecimiento exige nuevos modelos de ingresos, la adición de nuevos canales de ventas, la expansión o eliminación de productos. Por lo tanto, cada vez que la empresa debe pivotar para adoptar una nueva estrategia, el personal debe dedicar horas extras para resolver las soluciones alternativas de la aplicación.

Las soluciones financieras luchan por apoyar el crecimiento, ya que es difícil agregar nuevas tasas de impuestos a las ventas, recopilar datos para informes de ventas y marketing y determinar los ganadores y perdedores de los productos. Los procesos que claman por la automatización se ignoran ya que todo se sigue haciendo manualmente o desde hojas de cálculo.

3. Es imposible adaptarse lo suficientemente rápido a los cambios en la condiciones comerciales.

Las empresas en crecimiento deben reaccionar ante las oportunidades del mercado y las amenazas competitivas. Desafortunadamente, la falta de funciones avanzadas que se encuentran dentro de las soluciones puntuales (en una variedad de aplicaciones) las frena. Los requisitos, como los contratos y prepagos, el inventario de fabricación o la distribución en el almacén, necesitarán aún más soluciones puntuales. Nuevamente, estos tienen poca o ninguna integración en tiempo real de regreso a su sistema ERP, exacerbando toda la situación.

4

Pasamos demasiado tiempo preocupandonos por la tecnología en lugar de enfocarnos en los resultados de negocio.

Cada vez que una empresa agrega una nueva solución puntual, la infraestructura subyacente se vuelve mucho más complicada e inflexible.

Las inversiones anteriores en hardware y software en las instalaciones se vuelven más costosas de mantener y no siguen el ritmo de la innovación tecnológica. Las actualizaciones y parches muy necesarios pueden ser demasiado difíciles de manejar, lo que hace que los datos financieros sean vulnerables y le cuesta a las empresas en crecimiento la funcionalidad clave para admitir nuevas reglas y regulaciones financieras.


La velocidad, la flexibilidad y las ventajas de costo de las aplicaciones en la nube son bien entendidas. Pero esas ventajas nunca se logran completamente si el software permanece aislado el uno del otro, con o sin nube.
Por lo tanto, pasar a la nube no es suficiente. Si migras tu
aplicaciones a la nube pero aun así intentan juntar soluciones de una variedad de aplicaciones, solo habrá introducido una nueva dimensión de complejidad.

 

Las herramientas entre las diferentes soluciones son inconsistentes, y debido a que cada solución en la nube proporciona diferentes conjuntos de herramientas y API, la compatibilidad seguirá siendo un problema.
Los adaptadores y las API no son suficientes; con cada actualización, existe un riesgo genuino de que esos enlaces se rompan.

El 74% de las empresas tardan más de 3 meses en parchear.

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